Duas pessoas, cinco marcas: quem faz o quê

Em equipas grandes divide-se por função: estratégia, criação, publicação, análise. Em equipas de duas ou três pessoas essa divisão não existe, e tentar copiá-la produz reuniões em vez de trabalho.

O que funciona é dividir por decisão final, não por tarefa.

Divisão por dono da decisão

Dono do conteúdo. Decide o que sai, com que mensagem e quando. A outra pessoa pode escrever, propor, discordar, mas o empate desfaz-se aqui.

Dono da relação. Fala com o cliente, gere expectativas, comunica atrasos. Uma voz só para o exterior evita a situação clássica em que o cliente ouve duas versões e escolhe a que lhe convém.

Ambos produzem. A diferença é onde para a discussão.

O que tem de ser rotina, não decisão

Em equipas pequenas, tudo o que exige decidir de novo todas as semanas consome desproporcionadamente. Fixar:

• Dia de produção. Um bloco grande, sem reuniões, todas as semanas.
• Dia de envio para aprovação. Sempre o mesmo.
• Dia de leitura de números. Trinta minutos, uma vez por semana, não todos os dias.
• Quem responde às mensagens em cada dia. Alternado e escrito.

O que não se divide

A caixa de entrada. Duas pessoas a responder à mesma conversa sem verem uma a outra produz respostas contraditórias e é a coisa que os clientes mais notam. Ou há uma ferramenta que mostra quem está a responder, ou há um dono por dia.

O sinal de que a equipa está no limite

Não é o número de horas. É quando começa a haver peças a sair sem revisão de ninguém. Uma equipa de duas pessoas aguenta bastantes contas desde que cada peça seja vista por duas pessoas. No dia em que isso deixa de acontecer, a próxima conta não entra.

Onde a ferramenta ajuda mesmo

Não é na publicação, que é a parte rápida. É em ver o estado de tudo sem perguntar: o que está por aprovar, o que está aprovado e agendado, o que está à espera de resposta. Em equipas pequenas, o tempo perdido é quase todo em saber em que ponto é que as coisas estão.